PROJEKT: „UPORZĄDKOWANIE GOSPODARKI WODNO-KANALIZACYJNEJ NA TERENIE MIASTA I GMINY UZDROWISKOWEJ MUSZYNA”.
Zespołem odpowiedzialnym za zarządzanie przedsięwzięciem będzie Jednostka Realizująca Projekt (JRP) powołana w strukturach organizacyjnych Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej sp. z o. o. w Muszynie.
Jednostka będzie działała w 3 płaszczyznach: finansowej, technicznej i administracyjno-prawnej, w związku z czym jej struktura organizacyjna przedstawia się następująco:
- Kierownik JRP / z-ca MAO
- Stanowisko ds. Finansowych i Rozliczeń
- Stanowisko ds. Zamówień Publicznych
- Stanowisko ds. Technicznych
- Stanowisko ds. Obsługi prawnej
Nadzór nad działalnością JRP sprawować będzie Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu (MAO).
Zadania poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki przedstawiają się następująco:
Kierownik JRP:
- Kieruje pracą JRP w sposób umożliwiający prawidłową realizację projektu pod względem administracyjnym, finansowym i technicznym,
- odpowiada za organizowanie, koordynowanie i nadzór prac wykonywanych przez personel JRP,
- odpowiada za koordynację realizacji projektu,
- pełni nadzór nad działaniami związanymi z popularyzacją, informacją i promocją Projektu.
Stanowisko ds. Obsługi Prawnej:
- odpowiada za obsługę prawną realizowanego Projektu,
- organizuje narady koordynowanie dotyczące realizacji zadań w ramach Projektu,
- pełni nadzór nad przygotowywaniem projektów: uchwał, zarządzeń itp. oraz wszelkich innych dokumentów prawnych potrzebnych do realizacji Projektu,
- uczestniczy w przetargach w zakresie przygotowania dokumentacji przetargowej, w tym umów dotyczących poszczególnych zadań Projektu i pracach komisji przetargowych,
- monitoruje realizację Projektu w ścisłej współpracy z Kierownikiem JRP,
- przygotowuje wspólnie ze stanowiskiem ds. Finansowych i Rozliczeń oraz stanowiskiem ds. Technicznych wszelkie wymagane raporty oraz pełni nadzór nad terminowym przekazaniem wymaganych dokumentów do odpowiednich instytucji,
Stanowisko ds. Finansowych i Rozliczeń:
- odpowiada za właściwy nadzór nad realizacją finansową projektu zgodnie z zapisami odpowiednich umów na poszczególne zadania Projektu i planami płatności, w szczególności w zakresie ich terminowego ukończenia, pełnego i właściwego wykorzystania przekazywanych środków oraz w zakresie przygotowania raportowania,
- sporządza i aktualizuje plany płatności i harmonogramy rzeczowo-finansowe w ścisłej współpracy ze stanowiskiem ds. Obsługi Prawnej i stanowiskiem ds. Technicznych, a także odpowiada za terminowe przekazywanie ich do Kierownika JRP,
- przekazuje do Kierownika JRP i stanowiskads. Obsługi Prawnej dane umożliwiające terminowe przygotowanie wszelkich wymaganych raportów,
- sporządza bieżące sprawozdania finansowe,
- zapewnia ciągłość finansowania projektu i terminową realizację płatności zgodnie z planami i harmonogramem stanowiącymi załączniki do Umowy o dofinansowanie Projektu.
Stanowisko ds. Technicznych:
- odpowiada za zarządzanie techniczne Projektem (zgodnie z harmonogramem procedur przetargowych, wykazem przetargów i harmonogramem rzeczowo-finansowym) oraz jego monitorowanie w ścisłej współpracy z Kierownikiem JRP,
- bierze udział w przetargach i dokonuje weryfikacji części technicznych dokumentacji przetargowej,
- przygotowuje dla Pełnomocnika wszelkie niezbędne informacje związanez terminową realizacją Projektu oraz wykonuje i aktualizuje harmonogramy realizacji Projektu,
- przekazuje do stanowiska ds. Finansowych i Rozliczeń i stanowiska ds. Obsługi Prawnej dane umożliwiające terminowe przygotowywanie wszelkich wymaganych raportów, w tym Raportu z postępów realizacji projektu,
- zabezpiecza wykonanie robót budowlanych zgodnie z polskim prawem budowlanym oraz harmonogramem rzeczowo-finansowym.
Stanowisko ds. Zamówień Publicznych:
- opracowuje SIWZ dla poszczególnych przetargów, a także ogłoszeń o rozpoczęciu postępowania, opis techniczny przedmiotu zamówienia,
- opracowuje wzór umowy z wykonawcami w ścisłej współpracy ze stanowiskiem ds. Obsługi Prawnej,
- uczestniczy pracach komisji przetargowych,
- prowadzi dokumentację postępowań przetargowych w sposób przejrzysty, czytelny i zgodny z ustawą Prawo zamówień publicznych,
- nadzoruje wykonanie umów przez wykonawców, w szczególności w zakresie: terminu wykonania przedmiotu zamówienia, składania wymaganych dokumentów w określonych ustawowo terminach, zapłaty należnych odsetek karnych.
- Odpowiada za kontakty z wykonawcami na etapie prowadzenia postępowania przetargowego, w tym udzielanie odpowiedzi na zapytania oferentów, prowadzenie bieżącej korespondencji oraz rozmów roboczych.
Nadzór nad działalnością JRP sprawuje Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu (MAO).
Zakres kompetencji i obowiązków Pełnomocnika ds. Realizacji Projektu:
Do zakresu obowiązków należy m.in.:
- zatwierdzanie i podpisywanie lub poświadczanie dokumentów potwierdzających prawidłowe wykonanie zakresu rzeczowego części lub całości Projektu,
- nadzór nad przygotowaniem dokumentacji przetargowej,
- podpisywanie wniosków o przekazanie środków, wniosków o płatność wraz z niezbędnymi dokumentami warunkującymi przekazanie środków,
- podpisywanie dokumentów rozliczeniowych,
- monitorowanie rzeczowe i finansowe postępów w realizacji Projektu oraz zgodności realizacji projektu z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego,
- zatwierdzanie i podpisywanie sprawozdań finansowych,
- obsługa kontroli realizacji Umowy o dofinansowanie.
Odpowiada za:
- prawidłową realizację Projektu, a w szczególności za odpowiednie zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne Projektem oraz monitorowanie jego realizacji,
- ostateczne brzmienie Umowy o dofinansowanie,
- poprawność i kompletność umów z Wykonawcami.
Wszystkie jednostki organizacyjne i ich członkowie są odpowiedzialni za zgodność prowadzonych działań z wymaganiami organów nadzorujących i stosowanych przez nie procedur, a w szczególności za terminową realizację zakresu zadań i kompetencji.